Как правильно проводить инвентаризацию?

Уверены, вы не раз задумывались о том, эффективно ли в вашей организации проводится инвентаризация? А можно ли улучшить и ускорить этот процесс?

Сегодня существует несколько способов проведения инвентаризации. Каждый из них имеет свои плюсы и минусы. В этой статье мы постараемся рассмотреть каждый из них, чтобы вам было удобнее принимать решение о том, как в дальнейшем выполнять данную задачу.

Идеальная инвентаризация
Вы, вероятно, согласитесь, что идеальная инвентаризация неизменно должна быть:

Быстрой – данный процесс занимает время от несколько часов до нескольких дней, в зависимости от объемов инвентаризуемых единиц.
Экономной – вам не приходится тратить на инвентаризацию дополнительные средства.
Качественной – вы полностью уверены в том, что полученные результаты достоверны.
Правильной – количество остатков на складе или в магазине сошлось с информацией в учетной системе.

Безусловно, это тот идеал, к которому стремятся все компании. Давайте рассмотрим, можно ли добиться такого результата.

Инвентаризация «по старинке»
Это один из самых распространенных способов проведения инвентаризации. Им пользуется подавляющее большинство российских компаний.

Речь идет об инвентаризации, проводимой с помощью карандаша, бумаги и ручного пересчета всех товарных единиц на складе. Причем саму технологию, систему, схему, если удобно, каждая организация разрабатывает годами лично для себя. Чаще всего такой опыт будет не применим в другой компании.

Обо всех минусах, вы, скорее всего, догадываетесь сами:

В таком режиме инвентаризация может занимать неделю, месяц, порой даже больше.
Чаще всего требуется полное закрытие склада или магазина, что неизменно ведет к потери потенциальной прибыли, а значит, к убыткам.
Требует от владельца организации серьезных финансовых вложений, поскольку приходится оплачивать сверхурочные сотрудникам склада или даже расширять персонал.
Результаты инвентаризации практически всегда очень далеки от идеала: выявляются пересортица, недостача, излишки. А самое страшное – нет возможности полностью доверять этим итогам, ведь ручной режим работы неизбежно влечет за собой ошибки, вызванные человеческим фактором, вследствие чего появляются псевдопересортица, мнимые излишки, ошибочная недостача.

Что касается плюсов, то многие руководители склада и собственники бизнеса отмечают здесь экономию денежных средств, что, на наш взгляд, является сомнительным преимуществом. Затраты на выплаты премий или сверхурочных сотрудникам, не полученная прибыль от закрытия помещения на время инвентаризации, убытки в связи с полученными результатами – все это во много раз перекрывает экономию на инвентаризации.

Безусловно, такой способ достаточно жизнеспособный, и многие компании успешно его применяют. Но здесь все же стоит задуматься обо всех издержках, затратах и убытках, и в случае если они значительные, предпринять меры по повышению эффективности всего процесса.

Инвентаризация на аутсорсе
Услуги по проведению независимой инвентаризации сегодня набирают свою силу. Появляется все больше компаний, успешно выполняющих данную задачу. Выбрать среди них ту, что подойдет именно вам, не составит труда.

Но прежде, чем доверять такой важный процесс как инвентаризация сторонним специалистам, необходимо внимательно посмотреть на возможные минусы и риски такого решения.

Только при небольшом складе или магазине минимальная стоимость таких услуг достигает отметки в 40 000 р. за одну инвентаризацию.
Вы становитесь полностью зависимыми от услуг сторонних профессионалов и вынуждены приглашать их при каждой необходимости.
Профессионализм ваших сотрудников не растет, уровень компетенции вашей компании в целом не повышается, поскольку ваши специалисты частично перестают контролировать ваш склад или магазин.
Вы не сможете быть полностью уверены в том, что полученные в ходе такой инвентаризации результаты достоверны и точны.

Конечно, такой способ проведения инвентаризации может быть удобным и даже выгодным, но, как видите, сопровождается рядом рисков и издержек.

Инвентаризация с WMS системой
Одним из интересных способов автоматизации всего склада или магазина является использование WMS систем.

Существует множество решений, каждое из которых предлагает своим клиентам улучшение и повышение эффективности всех важных бизнес-процессов.

Все они предъявляют высокие требования не только к разработчикам, но и к компании-клиенту. Нужны системный подход, готовность к трудозатратам, длительному времени на разработку и внедрение, концентрация внимания множества специалистов, регулярная отладка и, конечно, большие финансовые вложения, которые исчисляются не одним миллионом.

Безусловно, далеко не каждая компания готова к такого рода изменениям. Ведь чаще всего они требуются уже на этапе очень зрелого бизнеса.

Кроме того, все-таки не все WMS системы позволяют автоматизировать именно процесс инвентаризации. В таком случае, многие компании решают использовать вместе с этим решением терминалы сбора данных с установленным на них программным обеспечением.

Инвентаризация с помощью терминалов сбора данных Пожалуй, самый простой и доступный способ проведения инвентаризации – это использование терминалов сбора данных с установленным на них программным обеспечением Goods. Такое решение позволяет легко и быстро автоматизировать данный процесс, минимизировать количество ошибок и получать достоверные сведения о содержимом склада или магазина.

Как оно работает? Каждому сотруднику вручается терминал сбора данных с установленным на нем программным обеспечением Goods. Это устройство позволяет быстро считать информацию обо всех товарных единицах на складе или в магазине с помощью штрих-кодов и передать ее в вашу учетную систему.

С помощью такой автоматизации вы:
Экономите денежные средства

Вы не будете выплачивать сверхурочные вашим сотрудникам или расширять штат, увеличивая зарплатный фонд.
Вам не потребуется регулярно прибегать к услугам аутсорсинговых компаний и приглашать к себе сторонних специалистов.
Вы больше не будете терпеть убытки или упускать прибыль от закрытия склада или магазина на время проведения инвентаризации.

Экономите время и силы

Инвентаризация будет занимать в несколько раз меньше времени, чем сейчас.
Минимизируется количество возможных ошибок, вызванных человеческим фактором.
Высвободившиеся ресурсы сотрудников могут быть использованы более эффективно.

Будете спокойны и уверены

Что полученный при такой инвентаризации результат соответствует действительности.
В своем персонале, поскольку ваши менеджеры будут лучше знать собственный склад или магазин.
Вы больше не будете переживать из-за инвентаризации при каждом ее проведении.

Как видите, вариантов методик проведения инвентаризации достаточно много. Не зависимо от того, что вы выбираете, мы готовы оказать вам необходимую поддержку, проконсультировать, провести аудит работы вашего склада или магазина и предложить готовые решения по автоматизации.