Как экономить на инвентаризации?
Позвольте предположить:
- Вы вынуждены регулярно проводить инвентаризацию на складе или в магазине.
- Вам наверняка знакомы такие проблемы как недостача, излишки, пересортица, которые влекут за собой убытки и снижение прибыли.
- Вы бы хотели, чтобы инвентаризация занимала меньше времени и сил, а также осуществлялась точно, без ошибок, и вы могли бы доверять полученным результатам.
Если хотя бы с одним из утверждений вы готовы согласиться, то эта информация будет вам полезна.
Почему инвентаризация так важна?
От знаний остатков на складе или в магазине зависит планирование закупок, обслуживание клиентов, а, следовательно, эффективность всего бизнеса в целом.
Реальное количество товаров может отличаться от зафиксированного в различных учетных системах. Причины для этого совершенно разные: начиная от ошибок при приеме и отгрузке товара, заканчивая злоупотреблениями сотрудников. В зависимости от количества номенклатур и оборота процент отклонения реальных данных от информации в учетной системе может доходить до 30%.
Именно поэтому многие предприятия вынуждены проводить инвентаризацию несколько раз в год, каждый месяц или даже ежедневно.
В каких случаях проводится инвентаризация?
- Для контроля и оценки реального наличия товара / имущества.
- При составлении годовой бухгалтерской отчетности. Такая обязательная ежегодная инвентаризация предусмотрена Федеральным законом от 6 декабря 2011 года № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».
- В случае продажи имущества, сдачи в аренду.
- При смене материально-ответственного лица.
- В результате выявления фактов хищения, порчи имущества.
- В случае переезда офиса, склада, магазина.
- После стихийных бедствий, пожаров, аварий.
- При реорганизации, ликвидации, продажи предприятия.
Как можно проводить инвентаризацию?
Сегодня существует много способов проведения инвентаризации. Для данного процесса можно нанять огромное количество сотрудников, которые регулярно будут проходить весь огромный склад или магазин с бумажными бланками в руках и проставлять галочки, проводя таким образом опись товарных единиц.
По собственному опыту вы знаете, что такой способ далек от идеала:
- Занимает много времени и сил. В зависимости от объемов товарных единиц их опись может растянуться на месяц. Кроме того, полученные после инвентаризации результаты необходимо вручную переносить в вашу учетную систему.
- Может потребоваться полное или частичное закрытие склада или магазина на период инвентаризации, что ведет к потери прибыли.
- Требует от вас серьезных вложений, поскольку либо значительно расширяет ваш штат сотрудников, либо сопровождается выплатами сверхурочных задействованным специалистам.
- Неизменно сопровождается ошибками, которые возникают в силу человеческого фактора: невнимательность, «замыливание» глаза.
- Кроме того, вы не можете быть полностью уверенными в том, что полученным результатам можно доверять, поскольку проведенная таким образом инвентаризация может выявить псевдопересортицу, мнимые излишки или ошибочную недостачу.
Безусловно, существует и альтернатива. Например, можно воспользоваться услугами аутсорсинговой компании, специалисты которой полностью возьмут на себя весь процесс проведения инвентаризации. «Отлично, - подумали вы, - можно попробовать».
Но прежде, чем принять решение, подумайте о возможных минусах:
- Такие услуги будут вам стоить минимум 40 000 рублей. И это при инвентаризации одного небольшого склада или магазина.
- Вы становитесь полностью зависимыми от приглашенных специалистов и вынуждены пользоваться их услугами при каждой необходимости.
- Уровень компетентности вашей компании не повышается, поскольку сотрудники склада или магазина частично перестают контролировать размещение продукции в помещении.
- Кроме того, никто не застрахует вас от все тех же псевдо-результатов инвентаризации: полностью доверять итоговым отчетам такой инвентаризации вы также не сможете.
Как видите, оба варианта сопровождаются рядом нежелательных и негативных для всего бизнеса минусов и рисков. Оба могут привести к увеличению издержек на проведение инвентаризации, потери прибыли, увеличению убытков.
Получить готовое решениеЭффективная инвентаризация
Отличной альтернативой станет автоматизация процесса инвентаризации с помощью специального программного продукта «Goods: Инвентаризация» и мобильных терминалов сбора данных.
С помощью такого решения вашим специалистам останется только считывать штрих-коды и выгружать готовые отчеты.
Что вы получаете?
Экономию денег
- Вам не придется регулярно тратить деньги на проведение инвентаризации посредством аутсорсинговых компаний.
- Вам не потребуется выплачивать сверхурочные сотрудникам или расширять штат, тратя дополнительные средства на выплаты заработных плат.
- У вас не будет необходимости закрывать склад или магазин на время проведения инвентаризации.
Экономию времени и сил
- Вы быстро, легко и точно проводите инвентаризацию в любое время.
- Вы минимизируете количество возможных ошибок, вызванных человеческим фактором – «замыливание глаза», переутомление.
- Вы рационально используете высвободившиеся ресурсы сотрудников.
- Вы правильно планируете отгрузку и закупку, поскольку всегда знаете о реальной ситуации на складе.
Комфорт и спокойствие
- Вы всегда будете уверены в том, что полученный результат соответствует действительности и ему можно доверять.
- Чтобы пользоваться программой, не нужно обладать какими-то специальными техническими знаниями. Интерфейс интуитивно понятен и не требует обучения. Но при желании команда наших специалистов готова провести обучающие тренинги, научить использовать Goods наиболее эффективно.
С Goods: Инвентаризация вы всегда будете спокойны и уверены в результате.
Шаги к успеху
Программа Goods предельно проста в использовании. Достаточно установить ее на ваш терминал сбора данных, загрузить товарный справочник, если нужно, и можно приступать к легкой и быстрой инвентаризации.
Что вам потребуется для проведения инвентаризации с помощью Goods?
Терминал сбора данных
Мобильный компьютер (со встроенным сканером штрих-кода) под управлением операционной системы Windows CE или Windows Mobile.
Мы рекомендуем Proton PMC-8100, Casio DT-X8 или Casio DT-X30, которые вы также можете приобрести у нас. Список терминалов, совместимых с программой Goods.
Программное обеспечение Goods
Goods – универсальное приложение для терминалов сбора данных. В зависимости от ваших задач можно подобрать одно из готовых решений, или «собрать» Goods по собственному желанию. Приложение имеет русское меню и удобный интерфейс, который гибко настраивается под ваши потребности.
Как проводить инвентаризацию с помощью Goods?
Проводить инвентаризацию с помощью Goods можно несколькими способами:
| Простая (без загрузки товарного справочника) | ||
|---|---|---|
| Какие решает задачи? | Какой результат? | Что требуется? |
| Идеально подходит для первой инвентаризации или начала автоматизации процесса. По сравнению с остальными, это самый быстрый способ проведения инвентаризации. Предварительная загрузка на терминал товарного справочника не требуется. В связи с этим устройство за доли секунд добавляет новый товар в накладную, поскольку, считывая штрих-код товара, не тратит время на его поиски в справочнике. |
Отчет в виде файла с информацией о штрих-коде и количестве единиц по нему. Образец итогового отчета. |
Терминал сбора данных Комплект программы Goods «Проф» Загрузка документов не требуется |
| Стандартная (с загрузкой товарного справочника) | ||
|---|---|---|
| Какие решает задачи? | Какой результат? | Что требуется? |
| Удобное решение для регулярной инвентаризации, а также для случаев, когда автоматизация процесса уже внедрена. Хорошо подходит для случаев, когда во время инвентаризации необходимо просматривать наименование товара и его стоимость. |
Отчет в виде файла с полной информацией о товаре: штрих-код, наименование, стоимость, количество на складе. Позволяет обнаружить единицы, не внесенные в товарный справочник по отсутствию у них наименование в итоговом файле. Образец итогового отчета. |
Терминал сбора данных Комплект программы Goods «Проф» Образец товарного справочника. |
| Ревизия (с загрузкой товарного справочника и информации об остатках из учетной системы) | ||
|---|---|---|
| Какие решает задачи? | Какой результат? | Что требуется? |
| Идеальный вариант для инвентаризации, при которой необходимо видеть остатки, отраженные в вашей учетной системе. Таким способом легко проводить, например, обязательную ежегодную инвентаризацию. Позволяет видеть информацию об остатках из вашей учетной системы. Вы сможете быстро ориентироваться, каких единиц не хватает. |
Отчет в виде файла с полной информацией о товаре: штрих-код, наименование, стоимость, фактическое количество единиц товара. Образец итогового отчета. |
Терминал сбора данных Комплект программы Goods «Проф+» Образец товарного справочника, образец накладной на подбор. |
| Полная ревизия (с идентификацией мест хранения товара) | ||
|---|---|---|
| Какие решает задачи? | Какой результат? | Что требуется? |
| Самый удобный вариант для складов и магазинов, где один и тот же товар может находиться в нескольких местах. В случае необходимости пересчета той или иной товарной позиции всегда видно, где ранее она была обнаружена. |
Отчет в виде файла не только с информацией о товаре (штрих-код, количество единиц товара), но и данные о его месте хранения. Образец итогового отчета. |
Терминал сбора данных Комплект программы Goods «Проф+» и Модуль «Места хранения». Образец товарного справочника, образец справочника мест хранения, образец накладной на подбор по местам хранения. |
Как видите, с помощью программы Goods инвентаризацию можно провести за минимальное количество шагов. Удобно, быстро, практично!
Выберите свой Goods
Goods – удобное приложение для терминалов сбора данных. Для вас оно доступно в трех вариантах поставки:
- Комплект «Проф»
Позволяет снизить затраты на инвентаризацию, проводя ее с загрузкой товарного справочника или без него. - Комплект «Проф+»
Хороший способ начать экономить на инвентаризации, а также навсегда избавиться от пересортицы. Позволяет видеть информацию как о реальных остатках, так о фактических. - Комплект «Абсолют»
Комплект для тех, кто думает об автоматизации и других бизнес-процессов в магазине, на складе или производстве. - Комплект «Абсолют Москва»
Для тех, кто привык получать только самое лучшее. Комплект для бизнеса в Москве и МО:
32 тыс. р. - первая лицензия, 15 тыс. р. - каждая последующая.
Необходимая для работоспособности модулей программная разработка.
Приложение Goods интегрировано с самой популярной учетной системой – «1С: Предприятие». Полностью готово к использованию и не требует доработок.
Автоматически предоставляется вместе с программным обеспечением.
Позволяет проводить инвентаризацию с загрузкой товарного справочника или без него.
Обеспечивает вас возможностью загрузки не только товарного справочника, но и накладной, где будет отображаться информация о количестве остатков.
Позволяет избавиться от пересортицы на складе.
Большие очереди на кассе? Модуль позволит быстро считать все товары клиентов прямо в очереди. Покупателям останется только расплатиться на кассе.
Позволяет организовать на складе адресное хранение товаров.
Проведение аудита ваших бизнес-процессов с последующим составлением подробных рекомендаций.
Выезд сотрудника для установки ПО и произведения необходимых настроек.
Комплексное обучение работе с программой всех ваших сотрудников, пользующихся терминалами сбора данных.
Ваши цены всегда будут актуальны даже в период самых массовых изменений, покупатели довольны.
Быстрая маркировка полок в магазине. Ценники всегда актуальны.
Мы готовы помогать вам постоянно. Именно поэтому вы всегда можете обратиться в нашу Службу технической поддержки. Свяжитесь с нашим специалистом по телефону +7 (495) 105-97-13 или напишите письмо на электронный адрес: soft@geksagon.ru.
* Cтоимость первой лицензии 32 000 р, за каждую последующую лицензию 15 000 р.
Возникли вопросы? Опытные специалисты компании «Гексагон» готовы решить ваши проблемы:
- Аудит работы склада / магазина
Хотите получить подробную оценку бизнес-процессов вашей компании в части инвентаризации? Практикующие эксперты компании «Гексагон» всегда готовы выехать к вам в магазин или склад для проведения качественного аудита. В результате вы получите документ с практическими рекомендациями.
Стоимость услуги – 14 000 р. - Интеграция с вашей учетной системой?
В случае если вам необходимо интегрировать Goods с другой учетной системой, наши специалисты всегда готовы к индивидуальной разработке. - Хотите доработать Goods под свои потребности?
Опытные разработчики компании «Гексагон» всегда готовы разработать и / или доработать программное обеспечение под индивидуальные потребности именно вашего бизнеса. - Проблемы с установкой?
В случае если вам потребуется помощь в установке или настройке программного продукта, наши специалисты готовы приехать к вам в удобное для вас время.
Стоимость выезда специалиста для установки и настройки – 8 тыс. р. Дополнительный бонус – вводный обучающий курс для вашего персонала. - Обучение персонала? Легко
Программа Goods предельно проста в использовании: интерфейс интуитивно понятен. Для вашего удобства было специально разработано руководство пользователя.
Если перед вами стоит задача проведения комплексного тренинга по работе с программой для всех сотрудников, пользующихся терминалом сбора данных, наши специалисты готовы осуществить обучающий выезд. Мы покажем персоналу, как работать с приложением Goods максимально эффективно, и ответим на любые вопросы.
Выезд специалиста для проведения обучающего тренинга – 3 500 р для одного вашего сотрудника.
Инвентаризация, приемка и подбор заказа в сети магазинов «Кораблик» с помощью GOODS
Чем быстрее растет торговая сеть, тем сложнее проводить учет товара. В какой из магазинов Вы осуществили отгрузку? Что туда отправили и в каком количестве? Справиться с этими и многими другими вопросами мы помогли активно развивающейся сети магазинов «Кораблик».
Подробнее >«Детский мир»: инвентаризация автоматизирована!
Чем шире ассортимент магазина, тем острее стоит вопрос учета товара. На проведения инвентаризации уходит большое количество времени и сил, что часто мешает в других рабочих процессах, ведь инвентаризацию проводят все те же сотрудники торгового зала. Именно с такой проблемой к нам обратились представители универмага «Детский мир» (Украина).
Подробнее >Просто и удобно
Проводить инвентаризацию с программным продуктом Goods легко и быстро. Для вашего удобства мы разработали пошаговую инструкцию по применению.
Что вам потребуется для инвентаризации?
- Персональный компьютер на одной из следующих операционных систем: ОС Windows 2000, XP, Vista, 7. К нему вы будете подключать терминал сбора данных
- Терминал сбора данных
Мобильный компьютер (со встроенным сканером штрих-кода) под управлением операционной системы Windows CE или Windows Mobile.
Мы рекомендуем: Proton PMC-8100, Casio DT-X8 или Casio DT-X30) - Программное обеспечение Goods
Goods – универсальное приложение для терминалов сбора данных. В зависимости от ваших задач можно подобрать одно из готовых решений, или «собрать» Goods по собственному желанию. Приложение имеет русское меню и удобный интерфейс, который гибко настраивается под ваши потребности - Коммуникационная подставка для подключения терминала к ПК
- Набор интерфейсных кабелей
- Бесплатное программное обеспечение для синхронизации терминала сбора данных с персональным компьютером
Проводить инвентаризацию можно двумя способами:
- с загрузкой товарного справочника
- без загрузки товарного справочника
Вариант 1
Если при проведении инвентаризации вам нужно просматривать Наименования товаров и их стоимость, начать работу необходимо с загрузки товарного справочника.
Для этого на компьютере создаем папку C:/goods/goods и размещаем в нее товарный справочник в виде файла goods.txt.
Подключаем терминал к ПК, и в главном меню Goods выбираем пункт Товарный справочник. В меню выбираем пункт Прием.
И дважды подтверждаем загрузку базы данных товаров на терминал.
По окончании загрузки приложение выдаст подтверждение об успешном завершении операции. Теперь справочник сохранен в терминале. Просмотреть загруженные данные можно выбрав пункт Просмотр.
При этом на экране откроется карточка товара: Артикул, наименование, цена, а также дополнительные поля.
Вариант 2
Если загружать товарный справочник не нужно, первый шаг можно пропустить.
Запускаете приложение, заходите в главное Меню раздел Накладные. Далее выбираете Создать документ и вводите название новой накладной с клавиатуры или считывая штрих-код.
Откроется пустая накладная, в которую можно вносить коды товаров, считывая штрих-код или вручную с клавиатуры.
Если вы не загружали Товарный Справочник или товар отсутствует, на экране отобразится только Артикул и Количество, а поля Наименование и Цена останутся пустыми. Если товар в справочнике есть, при считывании штрих-кода на экране отобразится его Артикул, Наименование, Цена и Количество.
Ввод количества с клавиатуры
Когда одинаковых товаров много и их проще пересчитать вручную, достаточно считать штрих-код только с одного, а затем перейти в раздел Карта и отредактировать поле Количество.
В дальнейшем, если число товаров вам удобнее вводить вручную, можно активировать пункт Запрос кол-ва. Тогда при считывании штрих-кода программа будет требовать ввода количества единиц продукции.
Обработка весового товара
Весовой товар можно обрабатывать не поштучно, а сразу в граммах. Чтобы значения автоматически распознавались на код весового товара и вес, перед началом инвентаризации нужно указать подробности о кодах. Эти настройки задаются в меню Установки, раздел Весовой товар.
Параметр Разрешить вес включает функцию разделения введенного кода на Код товара и Вес.
В Диапазоне префиксов задаются значения, с которых будут начинаться штрих-коды всех весовых товаров. Далее указывается возможная Длина штрих-кодов, Позиция и Длина кода, Позиция и Длина веса, а также Позиция точки, отделяющей значение килограмм от граммов.
Обычные коды при этом будут считываться стандартным образом, а все коды заданной длины, начинающиеся с указанных в Диапазоне префиксов значений, будут автоматически разделяться код товара и вес.
При совпадении Кодов товара, вес автоматически суммируется.
Если для весовых товаров вам необходимо сохранять не только Код товара, но считанный штрих-код целиком – в Установках меню Весовой товар нужно отметить пункт Передавать коды.
Тогда при передаче файлов на ПК вдобавок к стандартной накладной будет создана вторая накладная с Кодами товаров весовой продукции, их штрих-кодами и весом.
Выгрузка данных на ПК
Все операции с накладной производятся из общего меню.
Подвести итоги по созданной накладной можно выбрав пункт Итоги – программа выдаст количество записей, количество товара и общую стоимость по накладной.
Для сохранения накладной на ПК, подключаете терминал к ПК и выбираете пункт Передача.
После подтверждения операции, Goods выгрузит данные в папку C:\goods\order в виде файла Название_накладной.txt. Если предусмотрена выгрузка отдельной накладной по весовым товарам, она будет сохранена в той же папке под названием Название_накладной_w.txt.
